Приказ о введении новой ставки

Делопроизводство

Введение новой должности в штатное расписание организации

При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Новые должности также вводят для разгрузки работников: один сотрудник часто выполняет несколько функций, входящих в обязанности различных специалистов. Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.

Нормативная база

Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, описывающий структуру, штат и число сотрудников с указанием размера зарплаты для каждой должности (письмо Роструда от 22 марта 2012 года№428-6-1).

В Трудовом кодексе отсутствует точное определение документа, более того он вообще не требует его ведения.

Основной нормативно-правовой акт, на который нужно ориентироваться при заполнении штатного расписания – Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 об утверждении форм первичных документов в кадровом делопроизводстве.

Корректировки в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя. Участие в подготовке проекта также принимают специалисты кадровой службы.

Директор отдельным сотрудникам дает устное распоряжение, в соответствии с которым составляется приказ о введении должностей, после чего документ подтверждается его личной подписью.

Необходимость изменения должностного состава может быть вызвана увеличением объема работ на предприятии, внедрением нового направления деятельности, мероприятиями по повышению эффективности структурного подразделения или всей организации и т. д.

Как ввести новую должность в штатное расписание в 2018 году?

Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

Порядок действий, этапы и правила

Определение необходимости добавления штатной единицы

Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.

Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.

Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.

Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.

Пример:

Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.

По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:

  • 150 единиц входящих документов;
  • 160 единиц служебной корреспонденции;
  • 50 распоряжений руководства;
  • 60 обращений контрагентов;
  • дополнительно: 100 телефонных звонков.
  • Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.

    В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:

    Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.

    Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?

    Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.

    Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

    Оформление новой должностной инструкции

    На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.

    После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

    Составление докладной записки на имя руководителя

    Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

    В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.

    Издание приказа

    В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.

    Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.

    Как сделать выписку из штатного расписания? Узнайте тут.

    Корректировка штатного расписания

    Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.

    Для одной должности

    Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.

    Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.

    Для отдела

    Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.

    Как выбрать названия?

    В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).

    Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.

    Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:

  • ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
  • ст. 195.3 (применение профстандартов).
  • Документальное оформление

    Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.

    Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.

    Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).

    Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.

    Рекомендации по составлению:

  • в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
  • сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
  • последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
  • внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.
  • Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.

    Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.

    Пример содержания приказа:

    «С 5 ноября 2018 года ввести в штатное расписание должности:

    1. Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
    2. Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».
    3. Пример документа:

      Изменение штатного расписания

      Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.

      При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.

      Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:

      • названия отделов;
      • наименования всех должностей;
      • численность штата;
      • размер заработной платы, надбавок.
      • Должностные инструкции

        Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.

        Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.

        Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.

        Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:

      • ТК РФ;
      • Классификационного справочника должностей.
      • Документ оформляется на общем бланке компании.

        К основным реквизитам относятся:

      • название фирмы;
      • наименование документа;
      • дата с номером;
      • место, где составлялся;
      • заголовок;
      • текстовое содержание;
      • роспись руководителя;
      • гриф утверждения.
      • Структура должностной инструкции:

      • общие положения;
      • функции работника;
      • должностные обязанности;
      • права сотрудника;
      • ответственность;
      • взаимоотношения внутри компании.
      • При введении новой должности для нее формируется и новая должностная инструкция для специалиста.

        Что такое система управления охраной труда? Узнайте тут.

        Какова роль руководителя в мотивации персонала? Смотрите здесь.

        Трудовые договоры

        Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие корректировки штатного расписания приводят к изменению существенных условий трудового договора.

        После издания приказа об изменении штатного расписания с работником заключается дополнительное соглашение к основному договору.

        При трудоустройстве сотрудника на новую должность договор с ним заключается по общим правилам ТК РФ.

        Если имеет место переименование должности, работодатель вносит соответствующие записи в трудовую книжку.

        Текущих работников уведомляют о предстоящих изменениях как минимум за два месяца.

        Нужно ли уведомление центра занятости?

        После введения новой должности возможны два варианта:

      • поиск и найм на эту должность нового сотрудника;
      • перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).

      Если строго следовать одному из указанных алгоритмов, уведомлять службу занятости не нужно.

      Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.

      После того, как содержание решения будет доведено до всех заинтересованных должностных лиц, кадровым специалистам поручают подготовку документов для внесения корректировок в штатное расписание.

      Законодательство не устанавливает конкретных сроков для данной процедуры, поэтому решение остается за руководителем – именно он устанавливает срок, к которому необходимо подготовить документацию.

    4. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
    5. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    6. kadriruem.ru

      Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

    7. Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.
    8. Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

      Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

      legionfg.ru

      Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

      Как ввести новую должность в штатное расписание?

    9. Выявить необходимость во внесении изменений;
    10. Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
    11. По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
    12. Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

      Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

    13. Внедрены дополнительные технологии или направления;
    14. Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

      Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

    15. Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.
    16. Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

      Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

    17. Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
    18. Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
    19. Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

      Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

      Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

      В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

      Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

    20. Объемы работ были увеличены;
    21. Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

      Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

      В примере обоснования указывают:

      • Количество ежегодно формируемых дел;
      • Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

        В приказе указываются следующие пункты:

      • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
      • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
      • Название вводимой вакансии;
      • Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

        Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

      • Расчет объемов образовавшихся работ;
      • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
      • Приказ об изменении штатного расписания

        Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами.

        +7 (812) 507-63-03 (Санкт-Петербург)

        Это быстро и бесплатно!

        Такие важные изменение, как оплата труда или реорганизация предприятия, непременно вызывают ротацию кадров или изменение фонда ЗП, поэтому наличие документа, подтверждающего факт мероприятия, обязательно должен быть издан работодателем.

        Необходимость издания приказа

        У любой компании может возникнуть потребность изменения штатного расписания. По сути, серьезное преобразование в фирме начинается только тогда, когда нововведения будут включены в этот локальный документ.

        Работодателю очень важно правильно оформить всю сопутствующую данному процессу документацию, дабы избежать в будущем разного рода проблемных вопросов.

        Приказ об изменении штатного расписания оформляется в установленных случаях:

      • Исключение/введение должностей или целых отделов, когда преобразования связанны с организационными модификациями в компании.
      • Сокращение штата фирмы или ИП.
      • Изменение величины размера оплаты труда (увеличение/понижение);
      • Реорганизация компании.
      • Изменение названия должностей.
      • Это неполный перечень оснований для издания данного акта, но данные причины чаще всего встречаются на практике, их мы рассмотрим более подробно.

        Повышение оклада

        Приказ об изменении штатного расписания из-за увеличения размера оплаты труда должен содержать следующие данные:

      • Список должностей.
      • Величину нового оклада;
      • Календарный момент введения в силу изменений.
      • Работодателям следует не забывать о том, что согласно законодательству оплата труда – это одно из существенных условий всякого трудового договора.

        В связи с этим, после внесения преобразований в штатное расписание потребуется оформить дополнительные соглашения с работниками, отражающие измененную величину оплаты их труда.Все специалисты, которых касаются преобразования, в обязательном порядке должны ознакомиться с ними под роспись.

        Почему мы рассматриваем только пример, в котором происходит увеличение окладов? Потому что эта ситуация исключающая какие-либо споры между работодателем и работником. Напротив, уменьшение окладов вызывает их.

        На практике компании, чтобы обойти данное ограничение стараются заключить с работником дополнительное соглашение об уменьшение оклада в принудительном порядке, угрожая увольнением или ухудшением условий труда. Это незаконно и может послужить причиной развития спора между сторонами трудового договора.

        Ошибочное мнение, что участвовать в тендерах могут только крупные компании. Читайте о возможностях, которые дают торги для мелкого бизнеса.

        Реорганизация предприятия

        Реорганизация предприятия в любой форме может сопровождаться изменениями штатного расписания, когда одни должности появляются, а другие исключаются. Интерес представляют последние.

        В случае ликвидации должностей, занятых работниками компании их необходимо уведомить не позже, чем за 2 месяца до предполагаемого момента увольнения. Кроме того, они получают право на выходное пособие и выплаты среднего месячного заработка в течение 2х месяцев с момента расторжения трудовых отношений.

        На практике довольно часто при реорганизации модифицируются названия должностей. В данной ситуации в действие вступает ст. 74 ТК РФ, гласящая о том, что работодатель обязан уведомить работника об изменениях в письменном виде за два месяца до ожидающихся преобразований.

        Сокращение штата

        Сокращение численности работников становится самой распространенной причиной издания локального акта о внесении изменения в штатное расписание.

        В данном приказе обязательно указывается следующая информация:

      • должности, которые сокращают и (или) количество их единиц;
      • календарный момент вступления в силу изменений.
      • Сотрудники, подпадающие под сокращение, и лицо, на котором лежит ответственность за его оформление, должны ознакомиться с приказом под роспись. Кроме того, фирма обязана соблюсти и иные условия увольнения по данному основанию, предусмотренные в ТК РФ. В частности, оформить письменные уведомления для сотрудников, предложить им перевод на иные должности (если это возможно), произвести выплаты и оформить расторжение трудовых отношений.

        Работодателю необходимо помнить, что отдельные категории лиц не могут быть уволены по этому основанию, а другие имеют преимущественное право на оставление на работе.

        Возможна также иная ситуация, когда сокращать будут не сотрудников, а только должность, остающуюся на момент внесения преобразований вакантной. В данном случае следует только издать акт и внести в локальный документ соответствующие изменения.

        Введение новых должностей или подразделений

        Приказ об изменении штатного расписания также оформляется в связи с введением новых должностей или подразделений.

        В таком акте указываться следующие данные:

      • Название новой должности или отдела с указанием количества штатных единиц.
      • Календарный момент вступления в силу изменений.
      • Особенность данного основания введения преобразований в штатное расписание заключается в том, что приказ вступает в силу сразу же после его издания. Поскольку изменение не влечет каких-либо последствий для трудящихся специалистов компании. С актом организация обязана ознакомить работников, которые отвечают за создание должностных инструкций.

        Образец приказа об изменении штатного расписания

        Изменение должности

        Если изменению подлежит вакантная должность, не создаются какие-либо проблемы, а процедура проводится в упрощенном порядке.

        В том случае, когда подвергшаяся изменениям должность занята, модификации названия допустимо провести исключительно с согласия работника, так как это существенное условие трудового договора. После подписания работником и работодателем дополнительного соглашения об изменении наименования должности, издается соответствующий приказ, и вносятся модификации в штатное расписание.

        Если сотрудник не дает свое согласие на изменение должности, работодатель руководствуется ст. 74 ТК РФ. Следует оговориться, что он обладает соответствующим правом исключительно в случае преобразования организационных или технологических условий труда. После внесения модификации в штатное расписание работодатель должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке сотрудника и его личной карточке (если таковая имеется).

        Вызывает сомнение правильность начисления подоходного налога с зарплаты? Читайте, как посчитать удержание, в этой статье.

        В больших и маленьких городах разные масштабы бизнеса. Узнайте о прибыльных видах бизнеса в небольшом городе.

        Изменение МРОТ

        Изменение МРОТ влечет за собой необходимость вносить изменения в штатное расписание только в том случае, если должностной оклад работников устанавливается в зависимости от данной величины.

        Когда такого рода преобразования касаются большинства или даже всех работников организации целесообразно издать новый документ.

        Если под его действие попадает лишь небольшое количество сотрудников – внести изменения в действующий.

        Смотрите также, о штатном расписании в программе 1С ЗУП

        Методика внесения изменений в штатное расписание

        Изменение штатного расписания – это первый этап на пути более серьезных преобразований, которые происходят в компании. От того, насколько юридически правильно будет оформлен приказ и выполнены сопутствующие процедуры, зависят дальнейшие действия и судьба компании.

        Мы уже рассмотрели основные причины, которые вызывают необходимость внесения преобразования в штатное расписание. При оформлении приказа обычно их указывают в названии.

        Образец текста выглядит примерно следующим образом: приказ «О внесении изменений в штатное расписание в связи с реорганизацией предприятия».

        Зачастую перед изданием данного акта подписываются дополнительные соглашения к трудовому договору (например, если изменяется наименование должности, оклад). В такой ситуации следует удостовериться в правильности оформления документов и соблюдения всех необходимых норм, и только после этого руководитель организации готовит приказ, который выступает непосредственным основанием для внесения преобразований в штатное расписание.

        Обязательные реквизиты приказа

        Следует отметить, что законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований к форме данного акта, как написать приказ решает сам руководитель. Но у этого документа есть свои реквизиты.

        Реквизиты приказа – это те пункты, та информация, которая должна быть в обязательном порядке указаны в данном акте. В противном случае он считается недействительным.
        К обязательным реквизитам приказа об изменении штатного расписания относятся следующие сведения:

      • Название акта — «Приказ».
      • Указание даты его подписания и даты введения в силу новой редакции штатного расписания.
      • Сами изменения: должности, которые необходимо исключить/ввести, новый размер оплаты труда и т.д.

    Если создаётся новое штатное расписание, то оно в обязательном порядке должно соответствовать форме т-3. Данный бланк разработан законодателем и является единственной допустимой формой существования этого локального акта. В случае ее несоблюдения штатное расписание признается недействительным.

    Тем, кто все-таки сомневается, как сделать приказ правильно, рекомендуем воспользоваться готовым шаблоном, приложенным ниже:

    Ознакомление с документом под роспись

    Согласно ныне действующему законодательству с приказом должны быть ознакомлены сотрудники, которых касаются нововведения, а также лица ответственные за его исполнение. В отдельных случаях законодатель установил минимальный срок для уведомления в письменном виде работников о грядущих преобразованиях.

    Штатное расписание – это локальный акт, в который могут быть внесены изменения по мере необходимости. Их правильное оформление – залог того, что преобразования в компании будет осуществлены без каких-либо проблем.

    Напротив, если работодатель допустит какую-либо ошибку при составлении приказа или в процессе ознакомления с ним работников, ответственных лиц, оформления сопутствующей документации его будут ждать серьезные последствия, например, необходимость восстанавливать работников незаконно сокращенных и оплачивать им время вынужденного прогула.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  • Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 677-23-53
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 507-63-03
    • Регионы — 8 (800) 775-65-04
    • ipopen.ru

      Смотрите еще:

      • Юристы в сарове Юристы в сарове № 1 Сообщение Splinter » 22 ноя 2012 21:21 № 2 Сообщение scighera » 23 ноя 2012 09:42 Таковых нет. А если объявятся, то я Вам настоятельно к ним оращаться не рекомендую. Платные и неплохие […]
      • Закон транспонирован Экспертное заключение на закон Украины «Об основах государственной языковой политики»: Содержательный анализ - 1 СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ЗАКОНА УКРАИНЫ «ОБ ОСНОВАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЯЗЫКОВОЙ […]
      • Статья 5 закона no 82-фз Федеральный закон от 19 июня 2000 г. N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" Федеральный закон от 19 июня 2000 г. N 82-ФЗ"О минимальном размере оплаты труда" Одобрен Советом Федерации 7 июня 2000 года Об […]
  • Закладка Постоянная ссылка.

    Комментарии запрещены.