Реестры в бухгалтерии

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
  • Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

    Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.
  • Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  • В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

    Правила оформления и составления

    Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

    Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

    Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
  • Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

    Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

    Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
  • Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

    На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

    На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

    Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

    Реестр договоров

    Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам
  • Реестр – друг и помощник договора

    Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

    Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

    Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

    Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

  • порядковый номер и номер записи регистрации
  • вид договора
  • сумма (цена) договора
  • стороны договора (наша организация и контрагент)
  • дата заключения (подписания)
  • срок действия (при наличии)
  • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
  • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
  • ответственный сотрудник
  • любые иные сведения (например, существенные условия)
  • Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

    Программа для учета договоров

    Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

  • трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
  • риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
  • отсутствие связи с историей согласования и переписки.
  • Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

    В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

    1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
    2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
    3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:
    4. you-right.ru

      В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

      На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

    5. Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
    6. Назначение

      В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

      Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

      Образец оформления реестра документов

    7. хранение документации;
    8. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
    9. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
    10. Правила ведения

      Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

    11. проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
    12. если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
    13. при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
    14. необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
    15. регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
    16. Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

      Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

      Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

      Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

      Реестр документов – порядок применения и правила оформления

      В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

      Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

      Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

      Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

        Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

        Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

          Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

          В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

          В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

        1. присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
        2. Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

        3. лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
        4. вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
        5. Содержание и структура

          В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

          Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

          Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

          Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

          Преимущества использования

          В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

          Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

          www.delasuper.ru

          Смотрите еще:

          • Как оформить таджика на работу Патент на работу для граждан Таджикистана Если жители Таджикистана (равно как и жители иных государств, граждане которые могут въезжать на территорию России в безвизовом порядке) хотят работать на территории […]
          • Пособие при рождении ребенка 2018 пермь Детские пособия в Перми и Пермском крае в 2018 году многодетные и малообеспеченные; Справка: практически во всех населенных пунктах региона действует северный коэффициент 1,15, за исключением следующих […]
          • Пенсия почетного донора россии Льготы для доноров крови в 2018 году Под донорством, или донацией крови понимается сдача собственной крови, а также её компонентов в добровольном порядке. Учитывая постоянный спрос на переливания крови, можно […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Комментарии запрещены.