Образец заверения приказа

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.
  • Образец заверения копий документов:

    Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

    Верно
    Ведущий специалист
    отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская
    28.12.2014 Печать

    Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).
  • Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

    Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

    delo-ved.ru

    Как правильно заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

    Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Тем более что с 1 июля правила меняются — в связи со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?

    Без заявления — никаких документов

    Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

    Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

    Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

    Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

    Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

    Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

    Материалы по теме

    С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

    Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

    1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
    2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
    3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
    4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
    5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
    6. Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
    7. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
    8. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
    9. Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
    10. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

    Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

    С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе

    В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

    m.ppt.ru

    Приказ о возложении обязанностей: образец

    Кадровику срочно нужен приказ о возложении обязанностей. Работник организации обратился с просьбой заверить ему копию трудовой книжки. Он оформляет ипотеку и без этого документа не обойтись. До этого сотрудники с аналогичными просьбами в отдел кадров не обращались, и ответственное лицо руководителем не назначено.

    Кто может заверять копии документов? Как подготовить кадровый приказ о заверении копии документов ответственным сотрудником? Давайте, разбираться.

    Организация обязана выдать копию

    Компания-работодатель должна выдать работнику заверенную копию трудовой книжки или иного документа, связанного с работой. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней с момента обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

    Копия должна быть заверена в установленном законе порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). В частности, на ней должна стоять подпись лица, ответственного за заверение, его должность и ФИО.

    Обязанности на сотрудника возлагаются приказом

    По умолчанию заверять копии может директор организации, ведь именно он действует от ее имени на основании Устава. Но как быть, если у директора нет на это времени? Выход один, назначить ответственного.

    Сделать это можно, выпустив приказ о заверении копии документов. Образец такого приказа поможет кадровику решить возникшую задачу.

    Намного легче подготовить приказ на право заверения копий документов, образец которого находится перед глазами. Не нужно изобретать велосипед, достаточно просто переработать образец под свои нужды.

    Кадровый приказ должен быть оформлен правильно

    При составлении кадровых приказов необходимо придерживаться правил, установленных для оформления первичных документов. Главное, чтобы были в наличии все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • название приказа;
  • дата составления приказа;
  • название организации, которая составила приказ;
  • описание операции;
  • название должности ответственного лица, его подпись и расшифровка подписи.
  • На практике приказы выпускают на фирменном бланке организации, где содержится полная информация о ней, включая местонахождение (пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ).
    Если такого бланка у организации нет, то место составления документа следует указать непосредственно в самом приказе, руководствуясь принципами административно-территориального деления.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

    blogkadrovika.ru

    Как заверить копию документа «надлежащим» образом

    Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

    Разбираемся с терминологией

    Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).
  • Заверяем копии

    Обращаемся к нотариусу

    Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

    При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

    Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
  • Заверяем самостоятельно

    О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

    Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

    Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

    Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

    Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

    glavkniga.ru

    Как правильно заверить копию документа — образец?

    Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 6.30-2003, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

    Для чего заверяют копию документа

    Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.

    Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

    Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.

    Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии.

    Как заверить копию документа правильно

    Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.

    Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати.

    Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

    Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается 1 из предложенных вариантов заверки:

    • постранично;
    • путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.
    • Если документ состоит из 1 листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

      Заверка копии документа нотариусом

      Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

      Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.

      nsovetnik.ru

      Смотрите еще:

      • Налог на недвижимость 2018 московская область для пенсионеров Какой в 2017-2018 году налог на имущество физических лиц для пенсионеров Налог на имущество физических лиц – это одна из разновидностей местных сборов, уплачивать который обязаны собственники: частых […]
      • Субсидия от министерства обороны Как получить жилищную субсидию военнослужащему? Проблема обеспечения жильем защитников родины всегда стояла остро. Раньше она решалась составлением квартирных очередей, выделением ведомственных квартир. С […]
      • Пенсия после 18 инвалидам Основные льготы инвалидам детства в 2018 году Некоторые категории лиц нуждаются в усиленной социальной поддержке со стороны государства. Особое внимание уделяется детям-инвалидам и инвалидам детства. Кому […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Обсуждение закрыто.