Правила в аутлуке

Правила для папки «Входящие» в Outlook Web App

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Правило — это действие, Outlook Web App автоматически выполняется для входящих и исходящих сообщений. Например, можно создать правило для автоматического перемещения всех сообщений, отправленных в группу вы входите, а для определенной папке или удаления всех сообщений с «Купить сейчас» в теме.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Office 365 или Exchange Server 2016, вашим почтовым приложением является Outlook в Интернете. Справочные сведения о приложении Outlook в Интернете см в статье Получение справки по Outlook в Интернете.

Чтобы создавать правила для папки «Входящие» и управлять ими в классической программе Outlook, см. статью Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

Как получить правила для папки «Входящие»?

В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.

В верхней части страницы, выберите Параметры > Параметры.

В диалоговом окне Параметры выберите Упорядочить электронную почту > правила для папки «Входящие».

В разделе «Правила папки «Входящие»» отображаются все правила для папки входящих сообщений. Здесь вы можете просматривать или изменять существующие правила, создавать новые, удалять ненужные, а также включать или выключать их.

Создать

Используйте эту кнопку, чтобы создавать правила папки «Входящие».

Изменить

Выделите правило, а затем нажмите эту кнопку, чтобы просмотреть или изменить сведения о правиле.

Удалить

Выделите правило, а затем щелкните «Удалить», чтобы удалить его.

Вверх

Перемещает выбранное правило вверх по списку. Правила обрабатываются сверху вниз.

Вниз

Перемещает выбранное правило вниз по списку.

Обновить

Обновляет список правил.

Установите флажок возле правила, чтобы включить его, или снимите флажок, чтобы выключить правило.

Чтобы создать новое пустое правило с помощью страницы правила для папки «Входящие», выберите .

Окно нового правила состоит из трех разделов:

После получения сообщения и:

Задайте имя правила.

Здесь можно выбрать условия для своего правила. С помощью стрелки вниз просмотрите и выберите условия, которые нужно использовать.

Если у критериев есть дополнительные параметры, введите их в открывшемся окне.

Вот что нужно сделать:

Здесь можно выбрать действие, которое должно выполняться после поступления сообщения, соответствующего выбранным условиям.

В разделе «Дополнительные параметры» можно:

добавить в правило дополнительные условия или действия;

добавить в правило исключения, выбрав Добавить исключение;

включить или включить параметр остановки дальнейшей обработки правил. По умолчанию этот параметр включен. При включенном параметре, если поступает сообщение, соответствующее условиям одного или нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот параметр не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяют сообщения.

Например, параметр Остановить дальнейшую обработку правил не выбран и у вас есть два правила: перемещать все сообщения, отправляемые общедоступной группе, в определенную папку и перемещать все сообщения от вашего руководителя в другую папку. Если ваш руководитель отправит сообщение этой группе, копия сообщения попадет в обе папки. Чтобы применялось только правило, перемещающее сообщения от руководителя, поместите его в списке выше правила, перемещающего сообщения, отправленные группе, а затем измените первое правило, добавив параметр остановки дальнейшей обработки правил;

назначить правилу пользовательское имя.

Можно изменить любое правило, выбрав его и щелкнув изменить, чтобы открыть правило и изменить условия или действия для него.

Если правило больше не нужно, выберите его и щелкните элемент удалить, чтобы удалить его. Если нужно просто временно выключить правило, снимите флажок возле него.

При создании новых правил в Outlook Web App появляется предупреждение, что некоторые правила, которые были созданы в Outlook и в настоящее время отключены будут удалены. Прежде чем удалить эти правила, вы можете войти в свою учетную запись, используя Outlook и проверьте правила для просмотра, если вы хотите сохранить их. Включите все правила, которые вы хотите сохранить.

Правила выполняются сверху вниз в порядке их отображения в окне «Правила». Чтобы изменить порядок правил, выберите правило, которое хотите переместить, а затем щелкните стрелку вверх или вниз, чтобы переместить правило в нужное место в списке.

Некоторые типы сообщений не приводят к срабатыванию правил для папки «Входящие». К ним относятся:

уведомления о доставке, включающие отчеты об ошибке доставки и системные сообщения;

уведомления о прочтении и доставке, отправляемые почтовым клиентом;

некоторые автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте).

Для создания правил не обязательно использовать вкладку Правила для папки «Входящие». Их также можно создавать непосредственно в сообщениях, выполнив следующее:

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в общем списке и выберите пункт Создать правило.

Или откройте сообщение в области чтения, выберите меню дополнительных действий и щелкните команду Создать правило.

Все созданные правила появятся в скрытой области почтового ящика. Размер этой области ограничен 64 КБ. Фактический размер пространства, используемый правилом, зависит от нескольких факторов, таких как длина имени и количество примененных условий. Когда вы достигните ограничения в 64 КБ, появится предупреждение о невозможности создавать дополнительные правила. В таком случае вам придется удалить или упростить некоторые из существующих правил, прежде чем можно будет создавать дополнительные правила. Вот несколько способов, которые помогут сократить пространство, занимаемое правилами:

удалите правила, которые вам больше не нужны;

сократите имена правил;

объедините несколько правил, выполняющих одно и то же действие;

удалите из правил условия.

При создании правила пересылки можно указать несколько адресов для пересылки. Количество адресов, на которые можно пересылать сообщения, может быть ограничено в зависимости от параметров учетной записи. Если вы добавите больше адресов, чем разрешено, правило пересылки не будет работать. Создав правило пересылки с несколькими адресами, проверьте его в действии и убедитесь, что оно работает.

Настройка правил

В этом курсе:

Проверьте, как это работает!

Используйте правила для упорядочения электронной почты. Правила можно создавать на основе сообщений или шаблонов.

Создание правила на основе сообщения

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила > Создать правило.

Выберите условия и действия с сообщением.

Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.

Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.

Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК.

В этой папке появится сообщение.

Создание правила на основе шаблона

На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями и выберите команду Новое.

Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.

Выберите шаблон Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению.

Измените описание правила.

Щелкните подчеркнутое значение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее.

Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК.

Завершите настройку правила.

Присвойте правилу имя, настройте параметры и проверьте описание. Щелкните подчеркнутое значение для редактирования.

Нажмите кнопку Готово.

Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.

support.office.com

Изменение правила Outlook

Если уже настроить правила для упорядочения входящей почты , но они не все работают необходимым для, эти инструкции помогут вам найти и устранить проблему.

Чтобы исправить неработающих правил:

Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

Если вы видите сообщение о том, что у вас есть неработающее правило, которое нужно изменить, нажмите OK.

Проверьте поле рядом с правилом, которое выделено красным цветом.

Нажмите ссылку Описание правила, отредактируйте правило, а затем нажмите OK.

Чтобы изменить параметры, название, расположение или поведение правила:

Установите флажок рядом с правилом, которое требуется изменить.

Нажмите Изменить правило, щелкните тип изменения, которые нужно сделать и следуйте указаниям.

Примечание: Чтобы удалить правило, в диалоговом окне Правила и оповещения установите флажок напротив правила и нажмите Удалить.

Настраиваем управление сообщениями с помощью правил Microsoft Outlook

Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям. Можно задать следующие правила, действующие автоматически, например:

  • пересылка начальнику всех сообщений от Василия Пупкина, поступающих в вашу папку «Входящие»;
  • назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле «Тема» которых имеется слово «продажи»;
  • отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.
  • Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в заданную папку или помечающее их к исполнению к конкретной дате.

    Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках. В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение попадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

    Если учетная запись электронной почты находится на сервере Microsoft Exchange, правила применяются к сообщениям на сервере, даже если программа Outlook пользователя не запущена. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и они должны полностью выполняться на сервере. Например, правило нельзя применить на сервере, если действие подразумевает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Microsoft Outlook.

    В конце имени правила, которое нельзя выполнить на сервере, добавляются слова «только клиент». Правила для приложения-клиента выполняются в самую последнюю очередь. Если в списке правил содержатся и серверные, и клиентские правила, сначала применяются правила сервера, а затем – правила клиента.

    Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже перемещаются.

    Если ответ на голосование перемещен из папки «Входящие», данные его отслеживания в исходном сообщении не отражаются.

    Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле «Тема» слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов:

  • если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается;
  • если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку «Удаленные», в исходном элементе маршрут не обновляется;
  • если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку «Удаленные», собрание не будет включено в «Календарь».
  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.

    Создание правила

    Создание правила из шаблона или с нуля – в области переходов выберите Почта. В меню Файл выберите команду Мастер правил. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие». Нажмите кнопку «Новое правило». Выполните одно из следующих действий:

  • создание правила на основе сообщения в папке – откройте папку, содержащую сообщение. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого требуется создать правило. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить;
  • чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Чтобы применить правило сразу после его создания, установите на последней странице мастера правил флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

  • Создание правила на основе создаваемого сообщения – добавьте получателя и тему сообщения. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание сообщения на основе имени или списка рассылки в сообщении – Откройте сообщение, на основе которого требуется создать правило. Щелкните правой кнопкой мыши имя или список рассылки в поле «От», «Кому» или «Копия» и выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание правила на основе оповещения, полученного с узла SharePoint – если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, слова «мне» и «мое» в условиях относятся к почтовым адресам всех ваших учетных записей, а не только активной в настоящий момент.
  • Выполнение правил вручную

    1. Нажмите кнопку «Применить правила».
    2. В списке Выберите правила для выполнения установите флажки рядом с правилами, которые требуется выполнить.
    3. Выполнение правил в текущей папке – чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к тип сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить»;
    4. Выполнение правил в другой папке – чтобы изменить папку, в которой будут выполнены правила, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к типу сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить».
    5. Правила выполняются в том же порядке, в котором они отображаются в списке Выберите правила для выполнения. Порядок выполнения может быть изменен только в списке правил диалогового окна Правила и оповещения.

      Обновление правил из более ранней версии

      Эта процедура возможна, только если на всех компьютерах используется Microsoft Office Outlook одноц версии. После обновления правил, если используется более ранняя версия Microsoft Outlook, в списке правил будут отображаться только имена некоторых правил. Некоторые описания для правил могут не отображаться.

    6. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
    7. Нажмите кнопку «Параметры».
    8. Нажмите кнопку «Обновить».
    9. Если существует несколько папок «Входящие», то потребуется повторить эту процедуру для каждой из них.

      Автоматическое перемещение сообщений от определенного лица

    10. Выделите сообщение от лица, сообщения от которого необходимо автоматически перемещать.
    11. В меню Файл выберите команду Организовать.
    12. Во втором элементе маркированного списка выберите необходимые параметры. Чтобы выбрать папку, нажмите стрелку рядом со списком в папку.
    13. Нажмите кнопку «Создать».
    14. Для создания более сложных правил организации элементов можно использовать диалоговое окно Правила и оповещения меню Файл.

      Импорт или экспорт набора правил

      Импортируемые правила помещаются в конец списка мастера правил. За один раз мастер правил может импортировать только один набор правил. Экспортируемые правила сохраняются в файле с расширением имени .rwz.

      1. В области переходов выберите Почта.
      2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
      3. Выполните одно из следующих действий:
        • Импорт правил – нажмите кнопку «Импорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, содержащего импортируемый набор правил. Чтобы импортировать файл, содержащий правила, созданные не в мастере правил, например правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook, выберите соответствующий тип файла в списке Тип файлов. Нажмите кнопку «Открыть»;
        • Экспорт правил – нажмите кнопку «Экспорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, в который следует экспортировать набор правил. Если экспортируется файл, содержащий только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, выберите в списке Тип файла значение «Правила, совместимые с Outlook 2000», «Правила, совместимые с Outlook 98» или «Правила, совместимые с Outlook 2002/2003». Нажмите кнопку «Сохранить».

      Описанная выше процедура может использоваться для создания резервной копии правил.

      ladyoffice.ru

      Офисное пространство Офисное пространство

      официальный блог о Microsoft Office

      Использование правил в Outlook

      Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook – сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?

      Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.

      • Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом «отчет» в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория «Отчеты» и они были перемещены в папку с именем «Отчеты Егора».
      • Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
      • Начать с пустого правила. Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.
      • Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев

        На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

        В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое.

        В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

        В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

        Нажмите кнопку Далее.

        В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.

        В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

        Нажмите кнопку Далее.

        В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее.

        В окне Шаг 1 введите имя правила.

        В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.

        Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

        Создание правил из сообщения

        Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила – перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.

        Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

        Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

        Сделайте одно из следующего:

      • Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.
      • Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.
      • Откроется диалоговое окно Создание правила.

      • В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
      • В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
      • Установите флажок Переместить элемент в папку.
      • Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

        Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

        blogs.technet.microsoft.com

        Смотрите еще:

        • Вакансии в смоленске юриста Чтобы устроиться на должность Юрист в г. Смоленск, часто требуется: Требования: юридическое образование, правовое new_releasesобеспечение работы по взаимодействию со службой ССП, отчетов, составление исков, […]
        • Как удалить офис 2010 в реестре Как правильно удалить Office В этой статье я хочу рассказать о довольно распространенной проблеме – неправильном удалении пакета Microsoft Office. Как правильно удалить Micr. Office что бы не навредить […]
        • Приказ федерального казначейства no 279 Keysystems: СВОД-WEB Содержание Программный комплекс «СВОД-WEB» - автоматизация процесса формирования бюджетной отчетности в масштабе субъекта Российской Федерации. По состоянию на декабрь 2011 года решения, […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Обсуждение закрыто.