Правило составления докладной записки

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Деловой стиль текста
  • Докладная записка

    Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Пример оформления внутренней докладной записки

    Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

    Виды докладных записок

    По содержанию докладные записки подразделяются на:

    Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

    Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    Содержание и оформление докладной записки

    Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

    Внешняя докладная записка должна содержать:

  • наименование организации;
  • название вида документа (докладная записка);
  • индекс;
  • место составления;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя организации;
  • фамилию исполнителя;
  • номер его телефона.
  • Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

    Внутренняя докладная записка включает:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (докладная записка);
  • дату;
  • адресат;
  • подпись.
  • Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

    Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

    Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

    Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

    www.grandars.ru

    Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

    На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

    Специфика докладной

    Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

    Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
  • Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
      • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
      • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
      • ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

        Оформляем внутреннюю докладную

        Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

      • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
      • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
      • короткая суть докладной;
      • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

      Особенности оформления внешней докладной

      Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
    • Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

      Реакция адресата

      Конкретные образцы докладных записок

      Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

      Докладная о нарушении трудовой дисциплины

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

      О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

      Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

      Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

      Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

      Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

      Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

      Административно-хозяйственный отдел
      Генеральному директору
      ООО «Просперити»
      Гиацинтовой А.В.

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

      О некорректном поведении сотрудника

      Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

      Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

      assistentus.ru

      Образец докладной записки

      Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

      Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

      Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

      В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

      Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

      Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

      Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

      ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ Директору ОАО «Кувырком»
      ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ К.П. Егорькину

      О командировании специалистов
      на семинар

      В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

      Начальник отдела О.Л. Барабанко

      Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
      ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору
      ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

      О нарушении трудовой дисциплины

      Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

      Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

      В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

      Начальник отдела Е.С. Любимчикова

      На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

      delo-ved.ru

      Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения. 1

      Докладная записка может быть внешней или внутренней.

      Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. 2

      Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

    • в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
    • во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
    • в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
    • Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

      Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. 3

      Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. 4

      Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

      Дополнительная информация:

      • пример оформления докладной записки (внутренней);
      • информационно-справочные документы.
      • _____
        1 Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации / ВНИИДАД, 2014
        2 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
        3 Там же.
        4 Там же.

        www.edou.ru

        Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

        Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

        Законодательные основы

        Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

        Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

        Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

        Отличие от служебной записки

        Отличие от объяснительной записки

        Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

        Функции докладных записок

      • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
      • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
      • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
      • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
      • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
      • Классификация докладных записок

        Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

        1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
          • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
          • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
          • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

        К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

      • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
      • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
      • Автор докладной

        Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

        Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

        Как грамотно составить докладную

        Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

      • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
      • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
      • Выводы и рекомендации автора записки.
      • Рекомендации к оформлению

        Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
      • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
      • содержание тремя обособленными блоками;
      • присвоенный документу номер;
      • Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

        Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

        Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

        Отдел кадров
        Генеральному директору
        ООО «Омега»
        Н.В. Грощенко

        В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

        Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

        Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

        Отдел метрологии
        Генеральному директору
        ООО «Росмашинстрой»
        Радковскому К.Л.

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

        О невыполнении должностных обязанностей

        В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

        Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

        Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

        Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

        Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

        Смотрите еще:

        • Форма заявления на квартиру Заявление на получение жилья (квартиры) Категория граждан, имеющих право на получение жилья В соответствии с Жилищным кодексом РФ от 2005 года право на получение жилья имеют следующие категории граждан: […]
        • Нотариусы кривой рог центрально-городской район Autouristi.ru Home Блог Нотариусы кривого рога саксаганского района Нотариусы кривого рога саксаганского района Государственные нотариальные конторы и нотариусы в Днепропетровске и Днепропетровской […]
        • В наследство вступили что дальше Что делать уже после вступления в наследство? Вступление в наследство предусматривает ряд формальностей и сбор определённой важной документации. Процедура получения наследной части производится по завещанию и […]
Закладка Постоянная ссылка.

Обсуждение закрыто.