Приказ об утверждении форм первичных документов в организации

Какими формами документов пользоваться в организации?

МОЖНО ЛИ ПРИМЕНЯТЬ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ, УТВЕРЖДЕННЫЕ ГОСКОМСТАТОМ?

С 1 января 2013 г. коммерческие организации должны утверждать новые унифицированные формы кадровых документов. Может ли наша организация продолжать работать с прежними формами (из-за компьютерных программ), добавив в них поле для расшифровки подписи? Нужно ли издавать приказ о применении в организации прежних унифицированных форм? Как его правильно составить?

Заметим, что не только коммерческие, но и некоммерческие негосударственные организации должны самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов бухгалтерского учета, которыми, в частности, являются приказы по личному составу, предусматривающие какие-либо выплаты работникам (заработную плату, отпускные, командировочные, оплату за работу в выходные дни, оплату за выходные (например, донорские) дни и т. п.).

Разумеется, можно продолжать пользоваться теми же формами, которые применялись до 2013 г., однако необходимо издать приказ об утверждении форм приказов для применения в организации, а сами формы распечатать и в качестве альбома форм приложить к приказу.

КАК УТВЕРДИТЬ ЛОКАЛЬНЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ?

С января действует закон, упразднивший унифицированные формы документов. Но, тем не менее, ими можно продолжать пользоваться, если издать соответствующий приказ. Как он должен выглядеть?

На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом форм документов (далее — Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к корпоративной инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). В Альбом включаются формы всех применяемых организацией (в интересах обеспечения повседневной деятельности) документов, в том числе унифицированные формы и их усовершенствованные (под нужды организации) варианты.

При издании приказа о введении в действие (утверждении) инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), одним из приложений к которой является Альбом, издание отдельного приказа о введении в действие последнего не требуется. Приказ о введении в действие Альбома приведен в примере.

При введении в обращение новых форм документов (помимо предусмотренных Альбомом) об этом, как правило, издается соответствующее распоряжение. Такого же порядка мы рекомендуем придерживаться и при изъятии из обращения форм документов, предусмотренных Альбомом (в том числе в связи с их упразднением, заменой новыми и т. п.).

Пример

Фрагмент приказа об утверждении альбома форм документов

О введении в действие Альбома форм документов

В целях совершенствования документационного обеспечения управления повседневной деятельностью организации, установления единого порядка применения форм документов

1. Ввести в действие с 1 января 2013 г. Альбом форм документов (прилагается), в составе которого применять и унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

2. Начальнику отдела документационного обеспечения управления А. Б. Волковой не позднее 23 декабря 2013 г.:

2.1. Провести с руководителями подразделений организации инструктивно-методическое занятие о порядке применения форм документов, предусмотренных Альбомом форм документов, в повседневной деятельности соответствующих подразделений.

2.2. Обеспечить автоматизированные рабочие места руководителей подразделений организации электронными копиями Альбома форм документов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по управлению Е. Д. Григорьеву.

Приложение: по тексту, на 100 л.

И. В. Журавлева, юрист, автор и преподаватель «Школы Кадровика» при Институте повышения квалификации ИКТ; М. Ю. Рогожин, эксперт

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6, 2013.

www.profiz.ru

нужен образец приказа на утверждение форм первичных документов в 2013

С 1 января 2013 года в законодательстве отсутствует требование об обязательном применении первичных документов по унифицированным формам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ). Плюс в том, что такое нововведение не запрещает организациям применять уже привычные формы документов, при необходимости значительно упростив утвержденные формы. Только при этом важно оставить обязательные реквизиты, так как требование об их наличии не отменено.
1. Формы первичных документов компания вправе утвердить как часть учетной политики (приложением к ней), так и отдельным приказом руководителя.
2. Общий приказ об утверждении форм первичных документов логичнее датировать не позднее 31 декабря 2012 года.
3. В приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация.
ВАЖНО:
реквизиты теперь перечислены и в новом бухгалтерском законе с общей оговоркой о том, что каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным документом, содержащим такие реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В частности, это:

— наименование документа;
— дата составления;
— наименование организации, составившей документ;
— содержание сделки;
— величина натурального или денежного измерения операции с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
— подписи лиц с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Если есть у кого говотый приказ. (образец). поделитесь пожалуйста

forum.infostart.ru

Статьи по теме

На каждом предприятии существует потребность в наличии определенных первичных документов, регламентирующих ее деятельность. Данный перечень хоть и имеет отражение в государственных нормативных распоряжениях, но руководители частных организаций вправе принимать любые виды документации вначале, середине или в конце текущего года, если в этом присутствует нужда.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

  • как происходит утверждение форм первичных документов;
  • как правильно издается приказ об утверждении форм первичных документов, и каково его содержание;
  • необходимо ли в первичной документации предусматривать место для печати;
  • какой срок хранения первичных документов следует указать в приказе.
  • Утверждение форм первичных документов

    К первичным документам можно смело отнести любые бланки документации, имеющие первостепенную важность при регулировании трудовой деятельности предприятия. Данный вид отчетности может включать в себя:

    Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

    Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

    • заявления о приеме на работу и об увольнении;
    • товарные накладные;
    • акты приема выполненной работы, сдачи в эксплуатацию определенного производственного оборудования или прием-передача различных материальных ценностей;
    • журналы регистрации внутренней и внешней корреспонденции.

    Следует помнить, что хоть форма вышеописанных и любых других первичных документов утверждается руководителем, в них может вноситься изменение в процессе деятельности предприятия, обоснованное документально и имеющее основание. Так, к примеру, в первичной документации может быть изменен юридический адрес предприятия, банковские реквизиты, личная информация руководителя и ответственных сотрудников.

    Утверждение первичной документации происходит посредством издания специального приказа, утвержденного руководителем компании. Бланк приказа обязателен к исполнению всеми сотрудниками компании и подлежит регистрации в журнале внутренней корреспонденции в соответствии с государственными стандартами.

    Приказ об утверждении форм первичных документов касается всех важных локальных актов, регулирующих юридическую сферу деятельности организации. Бланк должен в обязательном порядке содержать подробную информацию о самой компании, ее руководителе, перечень подотчетных бланков, срок их действия и хранения.

    Работодатели должны помнить, что законодательством нашей страны не установлены четкие временные рамки, по которым должны действовать внутренние первичные документы в обязательном порядке. То есть, они могут выпускаться и на год, на два или на пять, но, как правило, обновляются данные бланки в начале каждого отчетного года.

    Приказ так же закрепляет право ответственных сотрудников вносить определенные корректировочные изменения в первичную документацию в тех пунктах, которые касаются информации о сторонах сотрудничества или условиях проведения какой-либо сделки. В таких случаях издавать специальный приказ, регламентирующий данные изменения, не требуется, так как проставленные в документе подписи представителей обеих сторон, фактически, и утверждают подписываемую форму и учтенные в документе пункты.

    Необходимо ли в первичной документации предусматривать место для печати?

    Согласно действующим нормам законодательства, унифицированные формы первичных документов, которые не могут быть изменены лицом в соответствии с личными требования, в обязательном порядке содержат место для печати организации. Бланки же прочих локальных актов, относящихся к первичной документации, могут и не содержать обособленного места для печати – тут право выбора возлагается на непосредственного руководителя компании.

    Представители налоговой службы довольно часто выносят претензии директорам фирмы в том плане, что их отчетная документация была подана без печати. По их мнению, такая форма не соответствует государственным требованиям, однако судебными инстанциями, куда довольно часто попадали на разбирательство подобные дела, устанавливался факт того, что налогоплательщики сами вправе решать, проставлять ли в первичных документах печать компании.

    Какой срок хранения первичных документов следует указать в приказе?

    Юридически подкованные специалисты расходятся во мнении, сколько именно первичные документы должны храниться в компании. Одни утверждают, что сроки должны составлять не менее 4-х лет, другие – не меньше 5. В целом, каждому работодателю необходимо указывать в приказе об утверждении первичных документов сроки хранения, и большинством экспертных ресурсов рекомендуется придерживаться большего значения – хранить бланки в течение 5 и более лет.

    В некоторых случаях такие бланки должны храниться и больший срок (от 10 лет), если пункты, прописанные в них, относятся к образованию работников или переносу убытков налогоплательщика при уплате налога на прибыль.

    Рекомендуем материалы по теме:

    Приказ об утверждении форм первичных документов

    Еще 1 января 2013 года обязательность применения унифицированных форм документов была отменена пунктом 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этой же статьей предписано организации самостоятельно утвердить («определить») для себя формы таких документов. Как это сделать, рассмотрим в статье.

    Секретаря в этой связи касаются не столько бухгалтерские документы, сколько документы кадрового делопроизводства.

    До 01.01.2013 все пользовались унифицированными формами первичных учетных документов, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там были формы приказов о приеме работников, переводе, увольнении, отпуске, командировке и других важных кадровых действиях.

    Подчеркнем, что закон о бухучете отменил не унифицированные формы, а обязательность их использования. Если организация разработала собственные формы учетных документов и хочет работать с ними – пожалуйста, это абсолютно законно при условии, что эти формы утверждены. Точно так же можно продолжить использовать и «старые» формы, но при том же условии – прописать это в локальном нормативном акте.

    Обязанность использовать унифицированные формы осталась только в отношении:

    — приходного и расходного кассового ордера;

    — расчетно-платежной и платежной ведомости;

    Таким образом, в любом случае в организации должен быть приказ, касающийся использования форм первичных учетных документов. Либо это будет приказ о том, что все остается как было, либо от утверждении собственных форм. Приведем примеры текстов обоих приказов.

    Приказ об использовании «старых» форм

    О применении форм первичных учетных документов

  • Применять формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  • Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
  • Приказ об утверждении собственных форм

    Об утверждении форм первичных учетных документов

    Во исполнение ч.4. ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

  • Утвердить формы первичных учетных документов, применяемых в ООО «Симфония», согласно Приложению 1.
  • Генеральный директор Сидоров М.И. Сидоров

    thebestsecretary.ru

    Как составить правильно приказ о том, что организация желает оставить унифицированные формы и не будет издавать новые формы?

    Вопрос-ответ по теме

    Добрый день! Подскажите, как в связи с отменой унифицированных форм документов, составить правильно приказ о том, что мы желаем оставить унифицированные формы на нашем предприятии и не будем издавать новые формы?

    С 1 января 2013 г. в законодательстве отсутствует требование об обязательном применении первичных документов по унифицированным формам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Формы первичных документов организация вправе утвердить как часть учетной политики (приложением к ней), так и отдельным приказом руководителя.

    При этом, в приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация. При разработке собственных форм первичной документации компания может упростить задачу и взять за основу унифицированные документы. Из них организация вправе убрать ненужные ей реквизиты, оставив только обязательные (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

    Таким образом, организация вправе утвердить как новые формы учетных документов, так и применять унифицированные формы документов, аналогичные содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, закрепив данный порядок отдельным приказом, либо оформить как приложения к учетной политике (образец приказа см. ниже).

    Подробности в материалах Системы:

  • Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Подготовка организационных и распорядительных документов

    При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

    Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно. С учетом этого руководитель организации в приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

    Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

    Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

    Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование работодателя;
  • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);
  • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
  • Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

    Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    Нина Ковязина
    заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    1. Формы: Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

    «Альфа»
    ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

    www.kdelo.ru

    Смотрите еще:

    • О внесении изменений в статью 10 закона российской федерации Федеральный закон от 19 февраля 2018 г. N 28-ФЗ "О внесении изменения в статью 10 Федерального закона "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию" Федеральный закон от 19 февраля […]
    • Налог на имущество юридических лиц ставка 2014 Рассчитываем налог на имущество организаций по-новому Осталось совсем немного времени до 30 марта – последнего дня сдачи налоговой декларации по налогу на имущество организаций. Сама форма декларации осталась […]
    • Программа переселения 2013 Постановление Администрации Липецкой области от 26 апреля 2013 г. N 210 "Об утверждении областной адресной программы "Переселение граждан из аварийного жилищного фонда, расположенного на территории Липецкой […]
Закладка Постоянная ссылка.

Обсуждение закрыто.