Приказ утвердить номенклатуру дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
    • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.
    • Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

      ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

      (ОАО «Падающая комета»)

      ПРИКАЗ

      « 25 » июня 2014 г. № 38

      Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

      В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

      2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

      3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

      5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

      Директор Д.В. Барабайкин

      или другой вариант

      В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

      2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

      Директор У.А. Барабайкин

      Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

      delo-ved.ru

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

      Отправить на почту

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

      Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

      В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

      • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
      • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
      • Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

      • классификацию документов по срокам хранения;
      • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.
      • Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

        Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

      • собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
      • обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
      • Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

        Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

        Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

      • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
      • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
      • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).
      • Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

        Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

        В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

      • оформления на общем бланке;
      • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
      • одобрения экспертной комиссии;
      • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
      • утверждения руководителем фирмы.

      Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

      Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

      Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

      Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

      Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

      Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

      nalog-nalog.ru

      Трудовое право и КДП

      Трудовое право, кадровое делопроизводство и охрана труда

    • Home
    • Кадровые документы
    • Прочее
    • /
    • Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел
    • Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

      Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
      Начнем с того, что такое номенклатура дел. Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
      В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
      Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.
      Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

      Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

      17.12.2016 г. № 14
      Москва

      Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год

      В целях исполнения требований п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота,
      Приказываю:

      1. Утвердить с 01.01.2017 г. номенклатуру дел ООО «Архив».
      2. Начальнику отдела по работе с персоналом Кузнецову Т.И. направить в структурные подразделения выписки из разделов номенклатуры для использования в работе
      3. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
      4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

      tpkdp.ru

      Номенклатура дел утверждается в организации в целях обеспечения упорядоченного хранения архивной документации на предприятии. Номенклатура дел позволяет грамотно вести учет хранимых документов однотипного характера – приказы, акты, трудовые книжки, личные карты сотрудников и т.д.

      В связи с этим на предприятии издается приказ об утверждении номенклатуры дел, в котором прописываются правила и порядок учета документов.

      Сроки хранения у разных типов документов различные, устанавливаются приказом Минкультуры от 25.08.10, а также приказом Главарихива от 15.08.1988. Чтобы не запутаться в этих сроках и местах хранения бумаг, следует классифицировать документы по срокам, а также датам. Кроме того, нужно обеспечить условия, при которых четко будет понятно, когда какой документ может быть утилизирован в связи с истечением срока хранения.

      В приказе, издаваемом руководителем, закрепляется метод организации номенклатуры дел, а также назначаются ответственные лиц за донесение информации до заинтересованных лиц, среди которых, прежде всего, должны значиться руководители структурных подразделений.

      Формирование номенклатуры дел организуется в свободном порядке для всех организаций, за исключением бюджетных, для которых данная процедура строго регламентируется.

      Как составить приказ об утверждении номенклатуры дел

      Прежде, чем готовить утверждающее распоряжение, следует подготовить проект номенклатуры. Далее данный проект визируется ответственными сотрудниками, участвующими в его подготовке. После информация доносится до экспертной комиссии, после согласования с которой уже формируется проект приказа об утверждении. В некоторых случаях отдельные этапы данной процедуры пропускаются, но утверждающий процесс посредством приказа обязателен.

      Типовой формы для данной цели не разработано, а потому распоряжение каждая организация, желающая внедрить номенклатуру дел, готовит документ самостоятельно.

      На типовой бланке фирмы указывают регистрационный номер, дату издания и место составления распорядительной бумаги. Приказ может быть озаглавлен кратко, отражая суть распорядительной части, например, «об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

      После заголовка пишется повод для формирования документа – организация должного уровня хранения дел и документов, обеспечение своевременного исполнения бумаг.

      В основной распорядительной части перечисляют следующие распоряжения:

      1. Утвердить номенклатуру дел организации с конкретной даты, например, с 01 января 2017 или 2018 года. На самом деле дата может быть любой, необязательно каждый год заново готовить проект и утверждать его. Если изменения в существующую номенклатуру не вносятся, то дополнительных приказом создавать не нужно;
      2. Руководителям подразделений обеспечить сбор и сохранность документов в соответствии с утвержденной номенклатурой;
      3. Назначить ответственного сотрудника, который доведет до сведения руководителей подразделений данной информации.

      Уверждает приказ руководитель. По данному факту ставится подпись директора под текстом распоряжения. Далее собираются подписи руководителей подразделений и ответственных лиц. Каждый указанный сотрудник ставит подпись в специально отведенном месте, указывая также расшифровку своей подписи и дату.

      Приказ следует зарегистрировать в журнале для распорядительной документации по основной деятельности.

      Образец оформления

      Приказ об утверждении номенклатуры дел образец – скачать.

      dokiblank.ru

      Приказ об утверждении номенклатуры дел

      Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

      Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

      Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

      Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

      Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

      В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

      Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

    • наименования дел;
    • дата начала их ведения;
    • срок хранения;
    • количество томов и т.п. информация.
    • При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

      Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

      Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

      Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

      Кто пишет приказ

      Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

      При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

      Период действия приказа

      Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

      Как составить приказ: основные правила

      Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

    • номер и дату создания приказа;
    • наименование организации;
    • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
    • список лиц, ответственных за исполнение приказа.
    • Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

      Как оформить приказ: основные правила

      Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

      При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

      Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

      Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

      Образец приказа

      В начале документа указывают:

    • наименование организации, по которой создается приказ;
    • номер приказа по внутреннему документообороту;
    • дата составления;
    • населенный пункт, в котором действует предприятие.
    • После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

      В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

      assistentus.ru

      Смотрите еще:

      • Пенсии для пенсионеров мвд в 2014 году Изменение пенсии сотрудников МВД с 1 января 2018 года Каждый год Пенсионный фонд России проводит индексацию пенсий, изменение которой зависит от инфляции и количества доходов самого фонда. Одной из важных […]
      • Средняя пенсия в мвд в 2018 году Пенсии для сотрудников МВД в 2018 году Скачать для просмотра и печати: Принципы назначения пенсионного содержания правоохранителям несколько отличаются от гражданского законодательства. В первую очередь, […]
      • Погашение долга по кредиту материнским капиталом Погашение потребительского кредита материнским капиталом в 2018 году Для того чтобы обобщать два эти понятия в одно целое и находить между ними что-то связывающее друг друга, нужно разобраться с каждым из них […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Обсуждение закрыто.