Служебная записка на бумагу

Служебная записка: как написать, правила оформления и образец

Служебная записка — это внутриштатный документ, при помощи которого происходит общение между сотрудниками в официальной письменной форме. Ее содержание сводится к поручениям, выполнению каких-либо заданий и т. п, то есть рабочим вопросам. Несмотря на то, что написание служебной записки — дело несложное, и нерегулируемое очень уж жесткими правилами, тем не менее, и их необходимо знать. В данной статье рассмотрим порядок составления сей документации, виды и др.

Характеристика

Характер служебной записки информационно-справочный, что значит, она содержит некие уведомления, сообщения, поручения и т. д. Затрагиваемые в ней вопросы касаются конкретного работника, которому она направлена. Иными словами, служебная записка — это инструментарий общения внутри предприятия.

Примечание: обязательность служебной записки не установлена. Это дополнительный документ, хотя на его основе и могут составляться приказы и распоряжения.

Служебная записка считается часто используемой документацией, в то же время, не состоящей в списке официально классифицированных управленческих бумаг. Широко используемая, она становится связью на горизонтальном уровне: то есть составляется работником одного подразделения для передачи просьбы или предложения сотруднику другого.

Важно: статусы объектов управления, между которыми производится связь посредством служебной записки, должны быть равнозначны. Иначе документ считается не служебной запиской, а докладной.

Цели использования

Служебная записка на работу может использоваться в различных случаях.

Вот несколько примеров:

  • на премирование сотрудника;
  • на отправление работника в командировку;
  • сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
  • служебная записка на приобретение;
  • уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
  • просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.
  • Отдельные случаи составления служебных записок

    Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей — это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.

    Как написать служебную записку?

    Базовые правила составления служебной записки аналогичны любым другим. Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?

    • в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
    • вариантов написания даты два — как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
    • в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;
    • информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.

    Содержание служебной записки

    В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.

    Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком — допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания.

    Содержание принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой. В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.

    Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы. В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения. К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги.

    Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму. Но, следует заметить, это не обязательная унификация — ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца. Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться.

    Служебные и докладные записки

    Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.

    Самые распространенные ошибки это:

  • служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);
  • о повышении заработной платы;
  • о повышении в должности.
  • Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки.

    Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.

    Регистрация

    Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал. В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.

    Образец служебной записки

    «Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
    Служебная записка
    № 19-43/102
    От 13 апреля 2015 года
    О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
    Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.

    Предположим, что оказалось, ПК не подлежит починке. В этом случае оформляем служебную записку на списание оборудования.

    Пример записки на списание оборудования

    «Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
    Служебная записка
    № 21-45/104
    От 16 апреля 2015 года
    О списании неработоспособного ПК
    Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходили регулярные сбои в работе. Проведенная вследствие этого диагностика специалистами подразделения информационных технологий показала следующее: ПК не надлежит дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать вышеуказанное оборудование по неработоспособности.

    Помимо нее, понадобится еще одна записка — на замену списанного оборудования.

    Записка на замену оборудования

    «Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
    Служебная записка
    № 22-46/104
    От 17 апреля 2015 года
    О замене неработоспособного ПК
    Персональный компьютер специалиста отдела, Максименко Р. Д. был списан и нуждается в замене по причине его неработоспособности (по док. № 20-44/103 от 15.04.2015). Прошу предоставить новое оборудование, соответствующее по параметрам списанному. О выполнении прошу сообщить в письменном виде. К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах.

    Начальник отдела Л. А. Кудрявцев»

    В заключение

    Обычно написание служебной записки не вызывает проблем. Этот внутриштатный документ — довольно привычное средство общения между различными уровнями управления. Условные преграды может вызвать разве что «путаница» между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).

    В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других — оно более чем вольное.

    Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг — шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.

    В общем и целом, служебная записка — очень удобный инструментарий, овладеть которым не составляет труда и при правильном использовании которого наблюдается слаженная и четкая работа коллектива организаций. Она помогает поддерживать целостную связь между отделами, а также укрепляет структуру, которую они составляют.

    businessman.ru

    Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

    Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.
    Служебная записка является внутренним инструментом любой организации

    Как правильно написать?

    Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

  • в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
  • затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
  • далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
  • заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
  • в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
  • в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).
  • Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

    Оформление служебной записки:

  • служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
  • для текста используется шрифт «Times New Roman»;
  • размер шрифта — 14;
  • межстрочный интервал – 1,5;
  • дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
  • наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.
  • Виды и примеры

    1. В служебной записке «На премирование сотрудника» указывается лицо, имеющее право на получение премии, основания для выплаты денежных средств, прописывается размер выплат. Образец служебной записки на премирование сотрудника
    2. В связи с Постановлением Правительства от 13.10.2014 г. № 749 изменился порядок оформления служебных поездок. С 08.01.2015 года перестали быть обязательными такие документы, как: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе. С 08.01.2015 года, для указания сроков нахождения в командировке, совершенной на личном автотранспорте, можно применить служебную записку с приложением подтверждающих документов. С 08.08.2015 года аналогичный документ можно применять, в случае использования служебного автотранспорта. Служебная записка о командировке (образец 2015)
    3. В служебной (докладной) записке «О невыполнении должностных обязанностей» содержится информация о происшедшем факте не выполнения сотрудником компании своих должностных обязанностей, в связи, с чем излагается просьба о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице. Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей
    4. В служебной (докладной) записке «О повышении заработной платы» излагаются основания для повышения должностного оклада (например, окончание испытательного срока или повышение квалификации), указывается размер денежных средств, на который следует увеличить должностной оклад, указывается лицо, в отношении которого необходимо принять соответствующие меры. Пример служебной записки о повышении заработной платы
    5. В служебной (докладной) записке «О выделении денежных средств» указывается сложившаяся ситуация, в связи с которой излагается просьба о выделении определенной суммы денежных средств под отчет. Образец служебной записки о выделении денежных средств
    6. В служебной записке «О повышении в должности» излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, заслуги и т.д.) на имеющееся вакантное место в организации. Служебная записка о повышении в должности
    7. В служебной записке «На списание материалов» излагается просьба о списании материальных ценностей, указывается основание для списания, а также прилагается полный перечень материальных ценностей (наименование, количество, балансовая стоимость, инвентарный номер). Образец служебной записки на списание материалов
    8. В служебной записке «О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы» излагается просьба о предоставлении неоплачиваемого отпуска, указывается причина, а также количество необходимых дней. Служебная записка отпроситься с работы
    9. В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество). Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: http://specworkgid.ru/spectkani/obzor-xarakteristik-tkani-viskoza.html.

    Служебная записка на приобретение канцтоваров

  • В служебной записке «На ремонт помещения» излагается просьба о проведении ремонтных работ, дополнительно указывается помещение. Образец служебной записки на ремонт помещения
  • В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда. Служебная записка на приобретение спецодежды

    Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

    Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

    Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

    Москва и область: +7 (499) 455-12-46

    Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

    specworkgid.ru

    Заявка на канцелярские товары: образец

    Заявка на канцелярские товары образец

    Похожие публикации

    Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

    Что относится к канцелярским товарам: перечень

    Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

  • ручки;
  • карандаши;
  • ластики;
  • бумага;
  • и т. п.
  • Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

    Предметы разного времени использования

  • дыроколы;
  • степлеры;
  • папки;
  • Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

    В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

    Виды заявок на канцтовары

    Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

    Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

    Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

    • на закупку канцелярских товаров;
    • выдачу канцелярии со склада.
    • Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

      Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

      Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

      Обычно, к запросу предъявляются требования:

    • В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
    • Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
    • Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.
    • Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

      Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

      Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

    • В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
    • От кого составлена записка.
    • Название документа.
    • Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
    • Дата оформления и регистрационный номер.
    • В основной части документа пишется просьба.
    • Дата.
    • Виза и расшифровка ответственного лица.
    • Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

      Служебная записка на канцтовары, образец для закупки:

      Служебная записка о закупке канцтоваров

      Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

      Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

      Заявка на получение канцтоваров со склада

      Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

      Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

      spmag.ru

      Как написать служебную записку — пример и образец написания.

      Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

      ○ Что такое служебная записка?

      Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

      В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

      ○ Когда может понадобиться?

      Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

      Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

      Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

      ○ Правила составления служебной записки.

      Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

      ✔ Содержание.

      Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

    • Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
    • Наименование документа и его номер.
    • Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
    • Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
    • ФИО составителя, дата и подпись.
    • ✔ Требования к оформлению.

      Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

      Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

      Обязательные требования к оформлению:

    • Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
    • Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
    • Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.
    • Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

      ✔ Образец служебной записки.

      Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

      В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

      ✔ Особенности электронной служебной записки.

      Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

      Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

      Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

      При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

      ○ Порядок рассмотрения.

      После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

      ○ Сроки для рассмотрения.

      Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.

      Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.

      Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.

      ○ Советы юриста:

      ✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?

      Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.

      ✔ Должен ли руководитель составлять документ?

      Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.

      В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.

      Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ

      topurist.ru

      Смотрите еще:

      • Ток коллектора равен Ток коллектора равен Узнай об автоматике все - читай kip-help.narod.ru Хочешь узнать ответ Напиши в редакцию! Средний слой биполярного транзистора называется базой, а крайние - эмиттером и коллектором. При […]
      • Берут ли налог с пенсионеров за квартиру Какие налоги пенсионеры платить обязаны и от каких освобождены в 2017 году Из-за небольшого размера пенсий государство пошло навстречу пенсионерам по многим вопросам. Им положены субсидии на ЖКХ, льготы от […]
      • Наказание за банкротство Ответственность за преднамеренное банкротство может быть ужесточена Ответственность за преднамеренное банкротство, возможно, будет ужесточена. Соответствующий законопроект внесло в Госдуму Законодательное […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Обсуждение закрыто.