Закон о предоставлении документов в налоговую

Документы в инспекцию — соблюдаем сроки и порядок

Беседу провела Екатерина Валуева,
эксперт по финансовому законодательству

Чаще всего организация получает от инспекции всевозможные требования о предоставлении документов, информации и пояснений как о собственной деятельности, так и о деятельности своих контрагентов. В каких случаях, какую информацию организация обязана предоставлять, в какие сроки и какую ответственность она будет нести за нарушение сроков и порядка предоставления, нам рассказал Овчар Олег Валентинович, начальник Правового управления ФНС России.

По новым положениям инспекторы могут затребовать пояснения, обосновывающие внесенные изменения в декларацию и размер полученного убытка в ходе камеральных проверок. Но такое правило действует только, если уточненная декларация уменьшает исчисленные ранее налоги или увеличивает заявленные убытки

Олег Валентинович, поясните, пожалуйста, чем вызваны поправки в Налоговый кодекс, расширяющие полномочия налоговых инспекторов в рамках камеральных проверок, например возможность проводить осмотр территории компании? На что будут обращать внимание инспекторы? Какими документами будут оформляться подобные контрольные мероприятия в рамках камеральной проверки?

При проведении камеральных налоговых проверок теперь предусмотрено право инспекции истребовать пояснения, обосновывающие внесенные изменения в декларацию и размер полученного убытка, но только в том случае, если организация представляет уточненные налоговые декларации, в которых уменьшены ранее исчисленные к уплате суммы налогов или увеличены убытки, ранее отраженные в первичной декларации.
Данные меры направлены на предотвращение неправомерных действий недобросовестных компаний, которые, представляя уточненные декларации, уменьшают без законных оснований суммы исчисленных налогов. При этом инспекции уже не имеют возможности проверить правомерность таких уменьшений. Это касается и необоснованного увеличения убытков.
Если же организации, действительно, выявили какие-либо ошибки в представленной ранее декларации, то они смогут пояснить налоговым инспекторам, в связи с чем они были допущены.
Что касается возможности проведения осмотров в рамках камеральных проверок, то данные меры, в частности, направлены на повышение эффективности борьбы с мошенническими операциями в виде незаконного предъявления сумм НДС к возмещению из бюджета. Оформляться такие мероприятия будут протоколом осмотра.

Одно из мероприятий налогового контроля — проведение выемки. Что делать организации, если срок, который отведен инспекторам на создание копий документов, прошел, а документы так и не возвращены компании?

Напомню, что выемка документов проводится налоговыми инспекторами только в определенных случаях. Это отказ или непредставление истребованных на основании статьи 93 Налогового кодекса документов в установленные сроки.
Случаи изъятия документов также ограничены Налоговым кодексом 1 . Изъятие возможно, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у инспекторов есть основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены.
То есть такие процедуры предусмотрены исключительно ввиду незаконных действий проверяемого лица, препятствующих проведению налоговой проверки, или обоснованных подозрений в возможном их осуществлении.
Действительно, в случае изъятия документов предусмотрено изготовление их копий и вручение лицу, у которого они изымаются, одновременно с изъятием или в течение пяти дней после него. Законом не установлены последствия пропуска указанного срока.
В данном случае организация вправе обратиться в инспекцию с заявлением о выдаче их копий.

Статья 126 Налогового кодекса разграничивает ответственность по субъектам, допустившим правонарушения. Так, в соответствии с первым пунктом ответственность несет сама организация, не представившая в установленный срок документы или сведения. Пункт второй применяется к лицу, не представившему документы со сведениями о проверяемой компании

Поправки в Налоговый кодекс теперь подразделяются на два вида правонарушений — непредставление документов в налоговую инспекцию и непредставление информации по запросу инспекции. За эти правонарушения установлены разные штрафы. Олег Валентинович, поясните, пожалуйста, для чего это сделано и к каким правонарушениям будут применяться пункты 1 и 2 статьи 126 Налогового кодекса.

Новая редакция пункта 6 статьи 93.1 Налогового кодекса, предусматривающая порядок истребования документов и информации об организации, разграничила два вида нарушения. За отказ от представления документов или непредставление их в установленные сроки штрафы будут налагаться в соответствии со статьей 126 Налогового кодекса. Если же допущено несообщение или несвоевременное сообщение истребованной информации, то лицо будет привлечено к ответственности на основании статьи 129.1 Налогового кодекса.
Что касается составов правонарушений по пунктам 1 и 2 статьи 126 Налогового кодекса, то различие между ними определяется по субъекту, допустившему нарушение. В первом случае ответственность применяется непосредственно к организации, которая не представила в установленный срок документы или сведения, предусмотренные Налоговым кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах.
По пункту 2 статьи 126 Налогового кодекса подлежит привлечению к ответственности лицо, которое не представило имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике.

Если в рамках аналогичной проверки инспекторы требуют от компании предоставить данные об оплатах, перечисленных проверяемому контрагенту, подтверждения поступления оплат, акты сверки с контрагентом и так далее, насколько правомерны такие требования? Какие санкции грозят фирме за непредставление подобных документов/информации?

Право истребования инспектором, проводящим налоговую проверку, а также при назначении дополнительных мероприятий налогового контроля документов и информации по деятельности проверяемой организации предусмотрено статьей 93.1 Налогового кодекса. Такими документами могут быть и акты сверок, платежные документы, может быть затребована информация о проведенных платежах. Порядок истребования такой информации и документов установлен в указанной статье. А ответственность применяется соответственно по статье 129.1 или 126 Налогового кодекса.

Риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также отсутствия в указанном месте представителя теперь лежит на юридическом лице

Очень часто налоговые инспекторы звонят бухгалтеру и сообщают о том, что начата камеральная проверка и нужны документы либо пояснения. А вот требование о представлении документов или пояснений приходит по почте гораздо позже, а то и вовсе не приходит. При этом инспекторы штрафуют фирму за нарушение срока исполнениях их требования. Как быть компании в таких случаях? Как она может отстоять свою позицию и доказать неправомерность действия инспекторов?

Ответственность за непредставление документов может наступить только в том случае, если налоговыми инспекторами в установленном порядке было направлено требование о представлении документов. Устные требования о представлении той или иной информации, документов не являются законными, поэтому ответственность в таком случае не применяется.

Олег Валентинович, и последний вопрос. Инспекторы направляют всю корреспонденцию на юридический адрес фирмы. Теперь это прямо прописано в Налоговом кодексе. В то же время у компании может быть специально уполномоченное лицо, которое занимается взаимоотношениями с налоговыми органами (консалтинговая/юридическая компания например). Могут ли инспекторы по заявлению компании направлять корреспонденцию на адрес представителя?

Проблема надлежащего извещения организаций о совершении в отношении них юридически значимых действий, направления им документов возникла давно и требовала разрешения на законодательном уровне. Это обусловлено действиями недобросовестных плательщиков, которые всячески уклонялись от получения документов, извещений, без которых нельзя было признать соблюденными предусмотренные Налоговым кодексом процедуры.
Законом № 134 ФЗ 2 в статью 31 Налогового кодекса введен пункт 5, предусматривающий порядок направления организациям по почте документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий.
Теперь российской организации указанные документы направляются по адресу места ее нахождения (места нахождения ее филиала, представительства), содержащемуся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ). Иностранной организации они передаются по адресу места осуществления им деятельности на территории Российской Федерации, содержащемуся в Едином государственном реестре налогоплательщиков (далее — ЕГРН).
Физическим лицам, индивидуальным предпринимателям, нотариусам, адвокатам дано право представить в инспекцию адрес для направления документов, который будет содержаться в ЕГРН. Или же документы могут быть направлены по адресу его места жительства (места пребывания).
В указанных случаях порядок направления документов налоговыми инспекциям будет считаться соблюденным.
Хочу обратить внимание, что в недавно принятом постановлении Пленума ВАС РФ 3 этот вопрос также нашел отражение. Риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также отсутствия в указанном месте представителя теперь лежит на юридическом лице.

Сноски:
1 п. 8 ст. 94 НК РФ
2 Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ
3 пост. Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61

www.garant.ru

Изменения в закон о госрегистрации юрлиц и ИП вступают в силу 29 апреля 2018

29 апреля 2018 г. вступают в силу изменения внесенные в Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Изменения вносятся Федеральным законом от 30.10.2017 № 312-ФЗ (в части изменений, вступающих в силу с 29 апреля 2018 года, с 1 октября 2018 года).

Налоговые инспекции при регистрации начнут выдавать документы только в электронном виде. Все документы, которые мы получали на бумаге – листы записи, уставы, свидетельства ИНН – все будут присылать на e-mail. Оригиналы документов выдавать налоговая не будет. На бумаге можно будет получить только подтверждение, что электронный документ существует и только по отдельному запросу, который необходимо будет подать/направить в налоговую.

Подробнее об изменениях, которые вступят в силу 29 апреля:

1. В заявлении на регистрацию всегда нужно будет указывать e-mail.

С 29 апреля e-mail в заявлении придется указывать всегда. На него инспекция направит документы по итогам регистрации. Если не указать e-mail, есть риск, что инспектор откажет в регистрации.

Однако в правилах заполнения заявления новых требований пока нет, но необходимость указывать e-mail следует из новых норм закона о регистрации (п. 3 ст. 11 Закона о регистрации, п. 14.12.1, 16.3 Требований к оформлению документов, утв. приказом ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@).

2. Если подавать документы через МФЦ, результат будет быстрее, чем раньше.

Раньше МФЦ и налоговая обменивались документами на бумаге, а теперь только в электронном виде. Это ускорит процесс (п. 1 ст. 9, абз. 3 п. 3 ст. 11 Закона о регистрации).

3. При регистрации новой компании или изменений в устав нужно будет подавать один экземпляр устава вместо двух.

Сейчас мы подаем два экземпляра устава, так как второй возвращают заявителю. Теперь второй экземпляр не примут. С оригинала устава инспекторы сделают электронный документ и направят заявителю. Если запросить устав на бумаге, инспектор выдаст не сам устав, а документ, подтверждающий содержание устава в электронной форме. На этом документе будет отметка налоговой.

С 29 апреля необходимо подавать один экземпляр устава, он же останется в регистрационном деле налоговой (п. «в» ст. 12, подп. «б» п. 1 ст. 14, подп. «в» п. 1 ст. 17 Закона о регистрации).

4. По итогам регистрации инспекции будут направлять на e-mail электронные документы с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Теперь по итогам регистрации инспекции будут направлять на e-mail электронные документы с усиленной квалифицированной электронной подписью. Это распространяется на все документы, которые выдает налоговая: устав, изменения в устав, лист записи, свидетельство ИНН, решение об отказе или о приостановлении. Независимо от того, что нужно зарегистрировать, результат регистрации направят в электронном виде.

5. Чтобы получить подтверждающие документы на бумаге, теперь нужно подать дополнительный запрос, иначе документы пришлют только на e-mail.

  • Если документы подаются в налоговую инспекцию, по почте или через интернет, запрос нужно подать вместе с документами на регистрацию. Получить документы может сам заявитель, представитель с нотариальной доверенностью либо с нотариальной копией такой доверенности.
  • Если документы подаются через МФЦ, то итоговые документы можно получить по запросу в МФЦ. На следующий день после того, как окончится срок для регистрации, инспекция направит электронные документы заявителю и в МФЦ. После этого заявитель может запросить в МФЦ документы на бумаге. Как именно это сделать, нужно уточнить в конкретном МФЦ. Документы на бумаге центр сделает на основе электронных документов, которые поступили из инспекции (абз. 3 п. 3 ст. 11 Закона о регистрации). Получить документы может сам заявитель, представитель с нотариальной доверенностью либо с нотариальной копией такой доверенности.
  • Если документы подаются через нотариуса, то итоговые документы можно получить по запросу у того же нотариуса, через которого подавали заявление на регистрацию. На следующий день после того, как окончится срок для регистрации, инспекция направит электронные документы заявителю и нотариусу. После этого заявитель может запросить у нотариуса документы на бумаге. Как именно это сделать, нужно уточнить у конкретного нотариуса. Нотариус распечатает лист записи и удостоверит его равнозначность электронному документу, который поступил из налоговой. Забрать документы у нотариуса может сам заявитель или его представитель. Чтобы документы мог забрать представитель, надо выдать ему нотариальную доверенность или заранее передать нотариусу обычную доверенность (заявитель должен лично передать нотариусу простую доверенность, абз. 4 п. 3 ст. 11 Закона о регистрации).
    • Если документы направляются через DHL или PonyExpress, запрос нужно подать вместе с комплектом на регистрацию. Если услуга по доставке включает получение документов по факту регистрации, курьер получит и доставит их.
    • Этот вариант актуален только для Москвы, так как у DHL или PonyExpress есть соглашение с МИФНС № 46.

      Остается ждать изменения в правила заполнения документов. И интересует вопрос как теперь ставить в заявлении галку в поле «выдать заявителю», если документы на бумаге все равно не выдадут.

      Кстати из закона убрали обязанность инспекции выдать документы способом, который указан в заявлении. При этом прямо указали, что документы на бумаге выдают по запросу (п. 3 ст. 11 Закона о регистрации).

      regforum.ru

      За какой срок налоговая может затребовать документы при проверке контрагента?

      В организацию поступил запрос из ИФНС по проверяемому контрагенту на основании ст. 93.1 НК РФ, требуется представить карточки счетов, регистры бухгалтерского учета, договоры, накладные, акты, счета-фактуры, ТТН, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта, а также деловую переписку — все документы за период с 01.01.2011 по 31.12.2015.

      Обязана ли организация хранить указанные документы (за 2011, 2012, 2013 годы)? Обязана ли организация представить документы за указанный период? Каковы сроки хранения вышеуказанных документов? Имеет ли право ИФНС истребовать деловую переписку?

      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

      Если установленные законом сроки хранения истребованных налоговым органом документов не истекли, отказ от их предоставления неправомерен.

      Налоговый орган, на основании ст. 93.1 НК РФ, имеет право истребовать у Вашей организации (далее — Организация) документы в том числе за периоды с 2011 по 2015 годы.

      В Организации в настоящее время должны быть в наличии документы в том числе за период с 01.01.2011 по 31.12.2015. Следовательно, она обязана представить их налоговым органам по их требованию.

      1. Права налоговых органов

      Одним из мероприятий налогового контроля, предусмотренного главой 14 НК РФ, является истребование налоговым органом документов (информации) о самом налогоплательщике или о конкретных сделках у его контрагентов или иных лиц. Порядок их истребования установлен ст. 93.1 НК РФ. Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию).

      Как мы поняли из вопроса, у контрагента Организации проводится налоговая проверка. Поэтому в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган может истребовать документы, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.
      Перечень истребуемых документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодателем не ограничен. Согласно официальным разъяснениям, к таким документам относятся любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика, а также информацию относительно конкретной сделки (письма Минфина России от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869, от 09.10.2012 N 03-02-07/1-246, от 19.05.2010 N 03-02-07/1-243, от 11.10.2007 N 03-02-07/1-438, ФНС России от 24.08.2015 N АС-4-2/14873, от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869). На отсутствие законодательных ограничений в перечне документов, которые могут быть запрошены у контрагентов налогоплательщика и у иных лиц, располагающих информацией о налогоплательщике, указывают и судьи (смотрите, в частности, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2012 N 08АП-8080/12).

      Уполномоченные органы указывают на то, что ст. 93.1 НК РФ не установлено ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (смотрите письмо Минфина России от 23.11.2009 N 03-02-07/1-519, а также Вопрос: Ограничен ли период, за который могут быть истребованы документы в рамках ст. 93.1 НК РФ? Правомерно ли истребование при камеральной проверке документов у контрагентов в рамках ст. 93.1 НК РФ за период, превышающий период, за который представлены декларации? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», май 2013 г.)).

      Также разъясняется, что ст. 93.1 НК РФ не установлено, что период, к которому относится истребуемый документ, должен быть равен периоду налоговой проверки проверяемого налогоплательщика (письмо Минфина России от 27.09.2013 N 03-02-07/1/40175). Причем, по мнению судов, контрагент проверяемого налогоплательщика не вправе оценивать относимость истребуемых документов к проверяемому периоду налогоплательщика, поскольку такая оценка находится в компетенции налогового органа, осуществляющего проверку (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.07.2014 N Ф02-2740/14 по делу N А19-15362/2013, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 19.02.2014 N 04АП-5699/13, от 14.10.2013 N 04АП-4483/13, от 14.10.2013 N 04АП-4461/13, от 23.09.2013 N 04АП-4284/13).

      Согласно п. 5 ст. 93.1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией). Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок представления этих документов (информации) (письмо Минфина России от 18.03.2013 N 03-02-08/20).

      Что касается сроков хранения первичных документов, то они по-разному регулируются в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (смотрите также письмо Минфина России от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272). Частью 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) установлено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

      Поэтому налоговый орган на основании ст. 93.1 НК РФ может истребовать у Организации документы в том числе за периоды с 2011 по 2015 годы.

      Отметим, что в соответствии с п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.

      Вместе с тем действия налогоплательщика, связанные с нарушением порядка и сроков хранения документации, не входят в состав налогового правонарушения, ответственность за совершение которого установлена п. 1 ст. 129.1 НК РФ (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 13.02.2009 N 02АП-234/2009).

      Таким образом, если организация не имеет намерения вступать в спор с налоговыми органами, ей следует представить в налоговый орган имеющиеся у нее (в пределах, указанных в Требовании) документы (их копии), а в отношении отсутствующих — сообщить о том, что не располагает ими (например по причине их несоставления налогоплательщиком или неполучения от контрагента, или истечения срока хранения).

      2. Документы бухгалтерского учета

      Повторим, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

      При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

      В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

      Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению, например:

        бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):

      а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;

      б) годовая — постоянно;

      в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);

      г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);

        налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);

        декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);

        налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);

        первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);

        переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);

        реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);

        документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);

        документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);

        расчеты, заключения, справки, переписка к договорам, соглашениям хранятся не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 455 Перечня);

        акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня);

        регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы — ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) — 5 лет (ст. 361 Перечня);

        документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (ст. 366 Перечня);

        счета-фактуры — 4 года (ст. 368 Перечня);

        ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов — 5 лет (ст. 300 Перечня);

        договоры, соглашения — 5 лет (ст. 436 Перечня);

        сроки хранения документов, связанных с транспортным обслуживанием, указаны в разделе 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь» Перечня;

        таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) — 5 лет (ст. 757 Перечня); спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования — 5 лет (ст. 756 Перечня);

        документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов — 10 лет (ст. 506 Перечня);

        переписка по вопросам импорта — 10-15 лет (ст. 507 Перечня).

        3. Документы налогового учета

        Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

        При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

        Некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).

        Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо, как минимум, 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

        Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12.

        Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

        убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12, от 09.06.2012 N ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;

        убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 N ГД-4-3/2251@).

        цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);

        стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);

        цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);

        стоимости приобретения покупных товаров.

        Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

        Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 N 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 N Ф05-7106/13 по делу N А40-74496/2012).

        Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость. То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета.

        Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137). В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

        Таким образом, срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи. Срок хранения счетов-фактур, согласно ст. 368 Перечня, составляет 4 года, что соответствует НК РФ.

        Из вышеизложенного можно сделать вывод, что установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетний срок по общему правилу отсчитывается не со дня составления первичного документа, а с первого числа отчетного (налогового) периода, следующего за тем, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Например, если исходить из норм налогового законодательства, то договоры должны храниться в течение 4 лет после окончания того года, в котором они прекратили свое действие, и т.п. Вместе с тем Перечнем установлены разные сроки для разных видов договоров (смотрите, например, ст.ст. 85, 123, 125, 159, 172, 191, 337, 340, 365, 407, 436, 826 Перечня и т.д.).

        4. Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

        5. Обязанности Организации

        Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

        Поскольку, как упоминалось в первом разделе настоящей консультации, период времени, за который налоговым органом могут быть истребованы документы, законодателем не ограничен, можно сделать вывод, что налоговый орган может истребовать документы, которые должны храниться в Организации в соответствии с нормативными актами как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету.

        С точки зрения налогового законодательства, в Организации должны храниться документы, как минимум, начиная с 2012 года (если более длительные сроки не установлены НК РФ). Исходя из нормативных актов по бухгалтерскому учету еще должны храниться первичные документы начиная с 2011 года (в отдельных случаях — и более ранние). Наконец, документы, связанные с начислением оплаты труда и взносов во внебюджетные фонды, должны быть в наличии начиная с 2010 года (а многие — храниться постоянно).

        В целом, можно сделать вывод, что в Организации в настоящее время должны быть в наличии документы за период 01.01.2011 по 31.12.2015. Следовательно, она обязана представить их налоговым органам по их требованию.
        Что касается деловой переписки, то сроки ее хранения регламентированы разными пунктами упомянутого выше Перечня и зависят от характера данной переписки. В частности, переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности должна храниться 5 лет (п. 35 Перечня).

        У нас нет сведений о характере истребованной налоговым органом переписки. Полагаем, однако, что речь идет о переписке с контрагентом по вопросам хозяйственной деятельности. В таком случае она должна храниться 5 лет начиная с года, следующего за годом отправки или получения писем. В рассматриваемом случае это охватывает период с 2011 года.

        Рекомендуем ознакомиться с материалами:

        — Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;

        — Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности;

        — Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

        Ответ подготовил:
        Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
        аудитор, член РКА Буланцов Михаил

        Контроль качества ответа:
        Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
        аудитор, член РСА Мельникова Елена

        16 декабря 2016 г.

        Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

        www.audit-it.ru

        Смотрите еще:

        • Субсидии по лизингу 2018 Программа льготного лизинга Запущенная Министерством РФ 01.04.15 г. государственная Программа с целью поддержания автопрома России, предусматривает ежегодное выделение определенной суммы средств из […]
        • Орм по закону об орд Понятие, виды оперативно-розыскных мероприятий Оперативно-розыскные мероприятия – это проводимые при осуществлении оперативно-розыскной деятельности конкретные действия, исчерпывающий перечень которых […]
        • Возраст заключения договора по общему правилу ТРУДОВОЕ ПРАВО Исключения для лиц, достигших 15 лет Исключения для лиц, достигших 14 лет 4. Исключения для лиц, не достигших 14 лет По общему правилу, заключение трудового договора допуска­ется с лицами, […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Обсуждение закрыто.